遠方に住む相続人がいる場合の遺産分割協議は？集まらずに手続きを進める「遺産分割協議証明書」の活用法

相続が発生した際、「相続人が全国各地や海外に散らばっていて集まれない」「高齢や病気で一堂に会することが困難」「疎遠または不仲な親族がおり、直接対面して話し合いたくない」といった理由で、遺産分割の手続きが進まないケースは少なくありません。

結論から申し上げますと、遺産分割協議を行うにあたり、相続人全員が一堂に集まる必要はありません。

今回は、離れた場所にいる相続人同士でも円滑に遺産分割を成立させられる「遺産分割協議証明書（いさんぶんかつきょうぎしょうめいしょ）」の仕組みや活用メリット、注意点について解説します。

1. 遺産分割協議は「一堂に会さなくても」成立する

民法上、遺産分割協議の成立には「共同相続人全員の意思の合致」が必要ですが、全員が同一の場所に集まって協議しなければならないという決まりはありません。

電話や手紙、メールなどの手段を用いて協議を重ね、全員の合意内容が確定していれば、書面のやり取りによって法的に有効な遺産分割を成立させることができます。

2. 持ち回り方式の課題と「遺産分割協議証明書」という選択肢

全員が集まらずに合意書面（遺産分割協議書）を作成する方法には、主に以下の2つがあります。

① 1通の協議書を順番に郵送する「持ち回り方式」

1通の遺産分割協議書を作成し、相続人から相続人へ順番に郵送して署名・実印の押印を重ねていく手法です。しかし、相続人の人数が多い場合や遠方に住んでいる場合、全員の手元を巡るまでに多大な時間がかかるほか、途中で書類が紛失したり汚損したりするリスクが生じます。

② 各自が個別に作成・提出する「遺産分割協議証明書」

持ち回り方式のデメリットを解消するのが「遺産分割協議証明書」の活用です。遺産分割協議証明書とは、確定した分割内容に対し、各相続人が「被相続人の遺産について、相続人間で〇〇という内容の遺産分割協議が成立したことを証明します」という書面を個別に1通ずつ作成・署名押印（実印）するものです。

全員分の証明書（および各印鑑証明書）を揃えてひとまとめにすることで、法律上および実務上、1通の遺産分割協議書と同等の効力を持ち、不動産の相続登記や預貯金の解約手続きにそのまま使用することができます。

3. 遺産分割協議証明書を活用する3つのメリット

遺産分割協議証明書を利用することで、実務上以下のメリットが得られます。

• 郵送期間・手続き期間を大幅に短縮できる　共同相続人全員に対して同一内容の証明書案を一斉に郵送し、各自から返送してもらうことができるため、順番に回覧する持ち回り方式に比べて格段に素早く書類を回収できます。
• 書類の紛失や停滞リスクを回避できる　万が一、特定の相続人のところで郵送が止まったり書類が紛失したりした場合でも、他の相続人の書類には影響が及ばないため、安全に手続きを進められます。
• 当事者同士が対面せずに手続きを完了できる　関係性が疎遠な親族や不仲な親族がいる場合でも、直接顔を合わせたり、全員の署名が並ぶ1通の用紙を回したりすることなく手続きを完了させることができます。

4. 作成時・手続き時の注意点

大変便利な「遺産分割協議証明書」ですが、利用にあたっては以下の点に注意が必要です。

• 協議内容が全員分で完全に一致していること　各相続人が作成する証明書に記載された「被相続人の表示」「遺産の範囲」「誰がどの財産を取得するか」という内容が、全員分で完全に合致していなければなりません。内容に相違があると、法務局や金融機関で受理されなくなります。
• 実印の押印と印鑑証明書の添付が必須　証明書には、各自が実印で押印し、市区町村発行の印鑑証明書を添付する必要があります。
• 海外在住の相続人がいる場合　海外に居住していて日本の印鑑証明書が発行できない相続人がいる場合は、印鑑証明書の代わりに現地の日本領事館等で取得した「署名証明（サイン証明）」を添付して作成します。

5. まとめ

遠方に住む相続人がいる場合や、対面での話し合いが難しい状況であっても、「遺産分割協議証明書」を活用することで、安全かつスピーディーに遺産分割手続きを完了させることが可能です。

相続人の確定や遺産目録の作成、正確な遺産分割協議証明書の文案作成でお困りのことがございましたら、当事務所までお気軽にご相談ください。